7. Purchasing Management
Purchasing Overview
Purchase Requisition Management
Purchase Order Management
Supplier Management
Delivery Tracking
Inventory and Supplies Management
Contract and Agreement Management
Purchasing Cost Management
Payment and Invoice Management
Goods Quality Management
Demand Forecasting and Purchasing Planning
Purchasing Reporting
7.1. Purchasing Overview
- Displays an overview of purchasing status, including the number of orders pending, completed, and awaiting delivery.
- Charts of spending over time, by supplier, or by type of goods.
- Metrics on the efficiency of the purchasing process, such as the average time to complete an order.
- Hiển thị tổng quan về tình trạng mua hàng, bao gồm số lượng đơn hàng đang chờ xử lý, đơn hàng đã hoàn tất, và đơn hàng đang chờ giao.
- Biểu đồ chi tiêu theo thời gian, nhà cung cấp, hoặc loại hàng hóa.
- Chỉ số hiệu quả của quy trình mua hàng, như thời gian trung bình để hoàn thành đơn hàng.
Pending Orders
12 Orders
Orders that are currently pending and awaiting processing.
Completed Orders
85 Orders
Orders that have been fully processed and completed.
Orders Awaiting Delivery
5 Orders
Orders that have been placed but are still awaiting delivery.
Spending Over Time
Spending by Supplier
Average Time to Complete an Order
3.5 Days
The average time it takes to complete an order from the moment it's placed until fulfillment.
On-Time Delivery Rate
92%
Percentage of orders that were delivered on time according to the expected delivery date.
7.2. Purchase Requisition Management
- Manages and tracks purchase requisitions from different departments within the company.
- Displays the status of each purchase requisition (pending approval, approved, in process).
- Allows the creation, editing, and approval of purchase requisitions directly from the dashboard.
- Quản lý và theo dõi các yêu cầu mua hàng từ các bộ phận khác trong công ty.
- Hiển thị trạng thái của từng yêu cầu mua hàng (đang chờ phê duyệt, đã phê duyệt, đang xử lý).
- Cho phép tạo mới, chỉnh sửa, và phê duyệt yêu cầu mua hàng trực tiếp từ dashboard.
| Requisition ID | Department | Item | Quantity | Status | Actions |
|---|---|---|---|---|---|
| REQ-001 | Production | Steel Plates | 200 | Pending Approval | |
| REQ-002 | Maintenance | Lubricant Oil | 50 | Approved | |
| REQ-003 | Quality Control | Testing Kits | 30 | Processing |
7.3. Purchase Order Management
- Manages the details of created purchase orders, including information about suppliers, items, quantities, and prices.
- Tracks the status of each order (sent, awaiting delivery, completed).
- Manages and tracks contracts related to the orders.
- Quản lý chi tiết các đơn đặt hàng đã tạo, bao gồm thông tin về nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, và giá cả.
- Theo dõi trạng thái của từng đơn hàng (đã gửi, đang chờ giao, đã hoàn tất).
- Quản lý và theo dõi hợp đồng liên quan đến các đơn hàng.
| Order ID | Supplier | Item | Quantity | Total Price | Status | Contract | Actions |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-101 | ABC Steel | Steel Rods | 500 | $10,000 | Pending Delivery | View Contract | |
| PO-102 | XYZ Electronics | Control Panels | 150 | $7,500 | Completed | View Contract | |
| PO-103 | Alpha Machinery | Gearboxes | 75 | $18,750 | Shipped | View Contract |
7.4. Supplier Management
- Manages detailed information about suppliers, including addresses, contact information, and transaction history.
- Tracks supplier performance based on metrics such as delivery time, product quality, and pricing.
- Evaluates and categorizes suppliers to select the best partners.
- Quản lý thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, bao gồm địa chỉ, thông tin liên hệ, và lịch sử giao dịch.
- Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các chỉ số như thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa, và giá cả.
- Đánh giá và phân loại nhà cung cấp để lựa chọn những đối tác tốt nhất.
| Supplier Name | Address | Contact Info | Transaction History | Performance | Rating | Actions |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ABC Steel | 123 Industrial Park, New York, NY | Email: contact@abcsteel.com Phone: (123) 456-7890 |
|
|
A | |
| XYZ Electronics | 456 Tech Blvd, San Francisco, CA | Email: sales@xyzelectronics.com Phone: (987) 654-3210 |
|
|
B | |
| Alpha Machinery | 789 Engineering Dr, Austin, TX | Email: info@alphamachinery.com Phone: (555) 123-4567 |
|
|
A |
7.5. Delivery Tracking
- Tracks the delivery status of purchase orders, including expected delivery dates, actual delivery dates, and the condition of goods upon receipt.
- Manages and tracks delivery-related issues such as late deliveries, missing items, or damaged goods.
- Stores shipping information, including costs and delivery history.
- Theo dõi tình trạng giao hàng của các đơn đặt hàng, bao gồm thông tin về ngày giao dự kiến, ngày giao thực tế, và tình trạng hàng hóa khi nhận.
- Quản lý và theo dõi các vấn đề liên quan đến giao hàng như giao hàng trễ, hàng thiếu, hoặc hàng hư hỏng.
- Lưu trữ thông tin về vận chuyển, bao gồm chi phí và lịch sử giao hàng.
| Order ID | Supplier | Item | Expected Delivery Date | Actual Delivery Date | Delivery Status | Condition on Arrival | Issues | Shipping Cost |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-101 | ABC Steel | Steel Sheets | 2024-08-25 | 2024-08-24 | On Time | Good | None | $500 |
| PO-102 | XYZ Electronics | Microchips | 2024-08-28 | 2024-08-30 | Delayed | Minor Damage | Late delivery | $300 |
| PO-103 | Alpha Machinery | Conveyor Belts | 2024-08-27 | 2024-08-27 | On Time | Good | None | $750 |
| PO-104 | Global Supplies | Chemical Solvents | 2024-08-29 | 2024-08-29 | On Time | Damaged | Item damaged during transit | $400 |
7.6. Inventory and Supplies Management
- Tracks the inventory status of purchased materials and supplies.
- Alerts when inventory reaches minimum levels or needs replenishment.
- Manages and optimizes purchasing based on inventory status and production needs.
- Theo dõi tình trạng tồn kho của các nguyên vật liệu và vật tư mua sắm.
- Cảnh báo khi lượng tồn kho đạt mức tối thiểu hoặc cần bổ sung.
- Quản lý và tối ưu hóa việc mua sắm dựa trên tình trạng tồn kho và nhu cầu sản xuất.
| Material ID | Material Name | Category | Current Stock | Reorder Level | Status | Supplier | Actions |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MAT-001 | Steel Sheets | Raw Materials | 500 units | 200 units | Sufficient | ABC Steel | |
| MAT-002 | Chemical Solvents | Consumables | 50 units | 100 units | Low Stock | Global Supplies | |
| MAT-003 | Microchips | Electronics | 0 units | 50 units | Out of Stock | XYZ Electronics | |
| MAT-004 | Conveyor Belts | Machinery | 300 units | 150 units | Sufficient | Alpha Machinery |
Stock Alerts
Low Stock Alert: Chemical Solvents (MAT-002) are below the reorder level. Consider replenishing stock.
Out of Stock Alert: Microchips (MAT-003) are out of stock. Immediate reorder is necessary.
7.7. Contract and Agreement Management
- Manages purchasing contracts and agreements with suppliers.
- Tracks contract expiration dates, payment terms, and other conditions.
- Easily stores and accesses contracts for reference when needed.
- Quản lý các hợp đồng mua hàng và thỏa thuận với nhà cung cấp.
- Theo dõi thời hạn hợp đồng, điều khoản thanh toán, và các điều kiện khác.
- Lưu trữ và truy cập dễ dàng các hợp đồng để sử dụng khi cần thiết.
| Contract ID | Supplier | Start Date | End Date | Payment Terms | Status | Actions |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CON-001 | ABC Steel | 01/01/2023 | 31/12/2023 | Net 30 | Active | |
| CON-002 | Global Supplies | 01/03/2022 | 28/02/2023 | Net 45 | Expired | |
| CON-003 | XYZ Electronics | 15/05/2023 | 14/05/2024 | Net 60 | Pending Renewal | |
| CON-004 | Alpha Machinery | 01/09/2023 | 31/08/2024 | Net 30 | Active |
Contract Alerts
Pending Renewal: Contract with XYZ Electronics (CON-003) is approaching the end date. Please review and renew if necessary.
Expired Contract: Contract with Global Supplies (CON-002) has expired. Consider renewing or negotiating a new contract.
7.8. Purchasing Cost Management
- Analyzes and tracks purchasing costs over time, by type of goods, and by supplier.
- Compares purchasing costs with the budget and issues alerts if the budget is exceeded.
- Generates cost reports to optimize the purchasing process and reduce unnecessary expenses.
- Phân tích và theo dõi chi phí mua hàng theo thời gian, loại hàng hóa, và nhà cung cấp.
- So sánh chi phí mua sắm với ngân sách đã đề ra và đưa ra các cảnh báo nếu có vượt quá ngân sách.
- Lập báo cáo chi phí để tối ưu hóa quy trình mua hàng và giảm các chi phí không cần thiết.
Total Budget
$500,000
Allocated budget for the purchasing department.
Spent
$350,000
Total amount spent so far.
Remaining Budget
$150,000
Budget left for future purchases.
Spending Over Time
Cost by Category
Cost by Supplier
Budget Alerts
Over Budget Alert: The Electronics category has exceeded its budget by $10,000.
Budget Warning: The budget for ABC Suppliers is approaching its limit. Only $5,000 left.
7.9. Payment and Invoice Management
- Tracks and manages invoices from suppliers, including payment dates, amounts, and payment status.
- Manages payment history and ensures timely payments to avoid late fees.
- Integrates with the financial system to manage cash flow more effectively.
- Theo dõi và quản lý hóa đơn từ nhà cung cấp, bao gồm ngày thanh toán, số tiền, và trạng thái thanh toán.
- Quản lý lịch sử thanh toán và đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn để tránh phí trễ hạn.
- Tích hợp với hệ thống tài chính để quản lý dòng tiền một cách hiệu quả hơn.
Total Invoices
120
Total invoices received.
Paid Invoices
95
Invoices that have been paid.
Pending Invoices
15
Invoices awaiting payment.
Overdue Invoices
10
Invoices past the payment due date.
Payment Timeline
Invoices Overview
| Invoice # | Supplier | Amount | Due Date | Status | Payment Date |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-001 | ABC Suppliers | $5,000 | 2024-08-15 | Paid | 2024-08-10 |
| INV-002 | XYZ Corp | $7,200 | 2024-08-20 | Pending | N/A |
| INV-003 | Global Supplies | $3,500 | 2024-08-05 | Overdue | N/A |
Payment Alerts
Overdue Alert: Invoice INV-003 from Global Supplies is overdue by 10 days.
Upcoming Payment: Invoice INV-002 from XYZ Corp is due in 3 days.
7.10. Goods Quality Management
- Tracks and manages the quality of purchased goods, including quality inspections upon receipt.
- Manages issues related to the quality of goods and corrective actions.
- Stores the quality history of goods from different suppliers to make better purchasing decisions.
- Theo dõi và quản lý chất lượng hàng hóa mua vào, bao gồm kiểm tra chất lượng khi nhận hàng.
- Quản lý các vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hóa và các biện pháp khắc phục.
- Lưu trữ lịch sử chất lượng của hàng hóa từ các nhà cung cấp khác nhau để đưa ra các quyết định mua hàng tốt hơn.
Total Shipments Checked
250
Total shipments that have undergone quality checks.
Defective Shipments
15
Number of shipments found with defects.
Pending Inspections
8
Shipments awaiting quality inspection.
Resolved Issues
12
Number of quality issues that have been resolved.
Quality Incidents
| Incident # | Supplier | Item | Quantity | Issue Description | Status | Date Reported | Resolution Date |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| INC-101 | ABC Suppliers | Steel Rods | 1000 | Bent rods upon delivery | Pending | 2024-08-01 | N/A |
| INC-102 | XYZ Metals | Aluminum Sheets | 500 | Scratches on surface | Unresolved | 2024-08-03 | N/A |
| INC-103 | Global Materials | Copper Wires | 2000 | Incorrect gauge | Resolved | 2024-07-28 | 2024-07-30 |
Historical Quality Data
This section stores quality data for future reference and decision-making.
- 2024-07-30: Resolved issue with Global Materials - Copper Wires.
- 2024-06-15: Resolved issue with ABC Suppliers - Steel Rods.
- 2024-05-10: Resolved issue with XYZ Metals - Aluminum Sheets.
7.11. Demand Forecasting and Purchasing Planning
- Forecasts purchasing needs based on consumption data and production plans.
- Develops long-term purchasing plans to ensure continuous supply and cost optimization.
- Automatically generates purchase requisitions based on demand forecasts and current inventory.
- Dự báo nhu cầu mua sắm dựa trên dữ liệu tiêu thụ và kế hoạch sản xuất.
- Lập kế hoạch mua hàng dài hạn để đảm bảo nguồn cung liên tục và tối ưu hóa chi phí.
- Tự động tạo các yêu cầu mua hàng dựa trên dự báo nhu cầu và tình trạng tồn kho hiện tại.
Next Month's Forecast
15,000 Units
Estimated demand for the upcoming month based on historical data and production plans.
Current Stock
8,500 Units
Current inventory available in stock.
Recommended Purchase
6,500 Units
Suggested quantity to purchase to meet the forecasted demand.
Demand Forecast by Month
| Month | Forecasted Demand (Units) | Actual Consumption (Units) | Difference (Units) |
|---|---|---|---|
| January 2024 | 10,000 | 9,800 | -200 |
| February 2024 | 12,000 | 12,500 | +500 |
| March 2024 | 13,500 | 13,200 | -300 |
| April 2024 | 15,000 | 15,300 | +300 |
| May 2024 | 14,500 | 14,700 | +200 |
| June 2024 | 16,000 | 15,900 | -100 |
Purchasing Plan
| Month | Planned Purchases (Units) | Purchase Orders Created | Order Status |
|---|---|---|---|
| August 2024 | 7,000 | PO-1234, PO-1235 | Completed |
| September 2024 | 6,500 | PO-1236, PO-1237 | In Progress |
| October 2024 | 8,000 | PO-1238 | Pending |
Automated Purchase Requests
The system automatically generates purchase requests based on forecasted demand and current inventory levels.
- August 2024: Automated request for 7,000 units of raw material X (PR-2024-01).
- September 2024: Automated request for 6,500 units of raw material Y (PR-2024-02).
- October 2024: Automated request for 8,000 units of raw material Z (PR-2024-03).
7.12. Purchasing Reporting
- Provides detailed reports on purchasing activities, including costs, delivery times, and supplier performance.
- Exports reports in PDF or Excel format for analysis or presentation.
- Analyzes purchasing trends to optimize procurement strategies and supply chain management.
- Cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động mua hàng, bao gồm chi phí, thời gian giao hàng, và hiệu suất của nhà cung cấp.
- Xuất báo cáo dưới dạng PDF hoặc Excel để phân tích hoặc trình bày.
- Phân tích xu hướng mua sắm để tối ưu hóa chiến lược thu mua và quản lý chuỗi cung ứng.
Total Purchasing Cost
$1,200,000
Total spending on purchasing for the current fiscal year.
On-Time Delivery Rate
92%
Percentage of orders delivered on time by suppliers.
Top Supplier Performance
Supplier XYZ
Rated as the best-performing supplier based on delivery time and product quality.
Detailed Purchasing Report
| Order ID | Supplier | Order Date | Delivery Date | Cost | Status | Performance |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-2024-001 | Supplier XYZ | 2024-06-10 | 2024-06-15 | $150,000 | Completed | Excellent |
| PO-2024-002 | Supplier ABC | 2024-06-12 | 2024-06-20 | $200,000 | Delayed | Good |
| PO-2024-003 | Supplier DEF | 2024-06-15 | 2024-06-22 | $180,000 | Canceled | Poor |
Export Report
You can export the report in PDF or Excel format for further analysis or presentation.
Purchasing Trend Analysis
Analyze purchasing trends over time to optimize your procurement strategy.